ChatGPT · ChatGPT im Alltag · Kapitel 8 · 4 Min.

Geplante Aufgaben: Arbeit, die ohne dich läuft

Ein Auftrag mit Zeitplan. Montags früh liegt die Übersicht da, ohne dass jemand sie angestoßen hat.

Die Baustellenbeleuchtung schaltet keiner morgens von Hand ein. Da hängt eine Zeitschaltuhr, und die macht das seit Jahren, ohne dass jemand daran denkt. Genau diese Sorte Arbeit — immer gleich, immer wieder, nie dringend genug, um sie ordentlich zu machen — ist der Fall für eine geplante Aufgabe.

Was das ist

Die Funktion hieß zwischenzeitlich Automationen. Wenn du in einem älteren Video diesen Namen hörst: dasselbe Ding.

Eine anlegen

1. In der Seitenleiste auf „Scheduled“.
   Es gibt fertige Vorlagen, oder du fängst bei null an.
2. Name vergeben.
   So, dass du in drei Monaten noch weißt, was das war.
3. Zeitplan wählen.
   Täglich, wöchentlich, an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit.
4. Den Auftrag schreiben.
   Dieselben vier Angaben wie immer. Und einen Satz mehr — siehe unten.

Du kannst dir die Aufgabe auch einfach einrichten lassen, statt das Formular auszufüllen: Beschreib im Gespräch, was wann passieren soll, und lass ChatGPT die geplante Aufgabe daraus bauen.

Der Satz, der dazugehört

Bei einer Aufgabe, die läuft, während du schläfst, gibt es niemanden, der zwischendurch „Moment mal“ sagt. Deshalb gehört in jeden solchen Auftrag ein Riegel:

Jeden Montag früh die neuen Nachrichten zum Projekt durchsehen und die Übersicht auffrischen: Entscheidungen, Hindernisse, Zuständige, offene Fragen.

Leg mir einen Entwurf hin. Verschick nichts.

„Verschick nichts“ ist der wichtigste Teil. Eine geplante Aufgabe, die eigenständig Mails hinausschickt, ist ein Ding, das man nicht mehr im Griff hat.

Wo sie läuft — und die Falle dabei

Erst prüfen, dann planen

Jede geplante Aufgabe lässt sich sofort einmal von Hand starten. Mach das, bevor du sie dem Zeitplan überlässt.

Der Grund ist unangenehm einfach: Ein Auftrag, der wöchentlich Murks produziert, fällt wochenlang nicht auf. Man sieht die Übersicht, überfliegt sie, glaubt ihr. Ein Fehler, der sich einmal einschleicht, wird zur Gewohnheit.

Wofür sich das lohnt

• Der Wochenüberblick. Was ist in einem Projekt passiert, was steht an, wo fehlt eine Antwort.
• Der Wachposten. Eine Seite oder ein Preis, der sich ändern könnte, regelmäßig angesehen. Das läuft besser in der Wolke — der Rechner muss dafür nicht wach sein.
• Die Vorbereitung. Morgens um sieben liegt zusammengefasst da, was der Tag bringt.

Geplante Aufgaben lassen sich mit Skills verbinden. Dann steht der Ablauf im Skill und die Aufgabe sagt nur noch wann. Das ist die saubere Bauweise, sobald es mehr als drei Sätze werden — Kapitel 15.

Merke

Automatisier nur, was du vorher zweimal von Hand gemacht und geprüft hast. Alles andere ist eine Zeitschaltuhr an einem Gerät, von dem man nicht weiß, ob es das Richtige tut.

In einem Satz

Bei einer Aufgabe, die nachts läuft, sagt niemand mehr Moment mal. Der wichtigste Satz im Auftrag ist deshalb nicht, was sie tun soll, sondern was sie auf keinen Fall darf.