Gemini · Gemini im Büro · Kapitel 11 · 5 Min.

Gemini im Firmen-Workspace

Was Gemini im Firmenkonto nach Googles Doku kann, was dein Admin ein- und ausschalten darf und warum bei dir etwas fehlen kann.

Dieses Kapitel ist Theorie, mit Absicht. Ich habe Gemini im Firmen-Workspace nicht ausprobiert. Alles hier stammt aus Googles Doku für Administratoren, Stand 13.11.2026. Ich zeige dir keine Menüs: Die hängen an deiner Firma, und ich kenne sie nicht. Und weil es für jeden Satz gilt: Jeder Punkt hier kann bei dir abgeschaltet sein. Das entscheidet deine Firma.

Wo Gemini auftaucht

Seit Januar 2025 sind die KI-Funktionen in den Business- und Enterprise-Stufen von Workspace enthalten, sagt Google. Die früheren Gemini-Zusatzpakete sind eingestellt. Welche Programme Gemini bekommen, hängt von der Stufe ab:

Die Tabelle aus Googles Doku ist mir verrutscht angekommen. Verlass dich deshalb nicht auf Einzelheiten, etwa darauf, ob Plus bei Gemini mehr kann als Standard. Frag deine IT, was deine Stufe wirklich enthält. Eine Preisliste gibt es in Kapitel 16, hier nicht.

Was dein Admin steuern kann

Der Admin arbeitet in der Admin-Konsole unter „Generative KI“. Laut Doku kann er:

• Die Gemini-App ein- und ausschalten, auch je Gruppe. Das gilt für gemini.google.com, die Handy-Apps und Gemini in Chrome, nicht für Gemini in Gmail oder Docs. Eine Änderung braucht bis zu 24 Stunden.
• Das Teilen von Gems und Skills regeln. Dazu kommen Schalter für das Teilen von Unterhaltungen, für temporäre Chats, für den Zugriff auf andere Google-Apps und für Gemini Notebook.
• Die Aufbewahrung festlegen. Für die Gemini-App 3, 18 oder 36 Monate, Standard 18. Für Gemini in den Workspace-Programmen 90, 540 oder 1.080 Tage, oder nie löschen.
• Verlauf abschalten. Nur der Admin kann „Aktivitäten speichern“ im Arbeitskonto ausschalten. Du kannst die Frist dann nicht ändern.

Gemini ruft in Workspace nur Inhalte ab, auf die du selbst Zugriff hast, sagt Google. Die Berechtigungen der Firma gelten weiter.

Achtung

Die Schalter je Programm, also Gemini in Gmail oder Docs einzeln ausschalten, beschreibt Google nur für Enterprise- und Education-Plus-Stufen. Ob Admins von Business-Stufen Gemini in Gmail abschalten können, steht nirgends ausdrücklich. Ich behaupte hier deshalb weder das eine noch das andere.

Wer mitliest

Die Gemini-App ist im Firmenkonto mit Firmenschutz ein Hauptdienst (Kapitel 10). Prompts und Antworten sind Kundendaten der Firma. Google nutzt sie nach eigener Aussage nicht zum Training und prüft sie nicht von Hand, solange die Firma das nicht erlaubt. Ausnahme: Gibst du freiwillig Feedback, kann es Prompts und Antworten enthalten. Es wird nicht für Training genutzt, aber laut Google bis zu 18 Monate aufbewahrt.

Mit Google Vault bleiben auch gelöschte und temporäre Chats nach den Regeln der Firma erhalten. Für dich sind sie dann nur ausgeblendet. Wie bei einer dienstlichen Mail: Die Firma kann sie später finden. Was deine Firma tatsächlich auswertet, steht nicht in der Doku. Das weiß nur sie.

Wo die Daten liegen

Ab Business Standard gibt es laut Google eine Datenregion, USA oder Europa. Für Business Starter nennt die Seite sie nicht. Gemini Notebook ist von der Datenregion ausdrücklich nicht erfasst. Dazu kommt: Es ist im Workspace Hauptdienst, hängt aber nicht am Datenverlust-Schutz (DLP) der Firma. Die bekannten Sicherheitszertifikate hat es nach Googles Privacy Hub noch nicht. Für vertrauliche Sachen frag deine IT, bevor du es nutzt.

Randnotiz: Gemini Enterprise

Der Name führt in die Irre. Gemini Enterprise (früher Agentspace) ist ein eigenes Cloud-Produkt für große Firmen, mit Anbindung an Fremdsysteme. Es ist nicht Workspace. Und es ist auch nicht das alte Workspace-Zusatzpaket „Gemini Enterprise (Legacy)“, das eingestellt wurde. Als Einsteiger wirst du es kaum vor dir haben. Wenn doch, sagt dir deine IT, was gemeint ist.

Wenn etwas fehlt

1. Sieh nach, in welchem Programm es fehlt.
   Gemini in Gmail hat jede Business-Stufe. Gemini in Docs, Sheets und Meet erst ab Standard.
2. Frag bei der IT nach.
   Sie kann die Gemini-App, das Teilen von Skills, Notebook und anderes ein- und ausschalten. Ein Fehlen ist oft eine Einstellung und kein Defekt.
3. Such nicht nach dem Menü.
   Das Menü bei einer Kollegin ist nicht deines. Ich nenne bewusst keinen Klickpfad.

In einem Satz

Im Firmenkonto entscheiden zwei Dinge, was du bekommst: die Stufe deines Abos und die Einstellungen deines Admins. Was in einer Anleitung steht, ist nicht automatisch bei dir da.